مخطط ملاحظات الموظفين

بصفتك مديرًا للموارد البشرية، تقع على عاتقك مسؤولية التدريب والمساعدة في تقديم الملاحظات للموظفين. تلعب التعليقات دورًا أساسيًا في رفع معنويات الموظفين وتطويرهم ومشاركتهم. كما أنه يساعد على تعزيز التعاون والتواصل بين الفرق. يمكنك استخدام هذه المعلومات لمساعدتهم على تنمية مهاراتهم وتحمل مسؤوليات جديدة.

‍

في عالم مثالي، يجب أن تكون التعليقات في مكان العمل دائمًا بناءة، وتشكل جزءًا من المحادثات التطويرية المستمرة. ولكن في الواقع، ليس هذا هو الحال دائمًا - وإذا لم يكن لدى الموظفين الدعم لمعالجة التعليقات السلبية، فقد يضر ذلك بصحتهم العاطفية ودوافعهم على المدى الطويل. يعد إعداد المديرين لتقديم ملاحظات بناءة أمرًا مهمًا، كما أن وجود الدعم والاستراتيجيات لمساعدة الموظفين على معالجتها بنجاح أمر بالغ الأهمية. ستمنحك هذه المقالة نظرة عامة على الخطوات في عملية ملاحظات الموظفين، بالإضافة إلى أفضل الممارسات لتقديم ملاحظات فعالة.

‍

أفضل الممارسات لتقديم الملاحظات

‍

بصفتك قائدًا للموارد البشرية، ضع في اعتبارك هذه الممارسات عندما تلاحظ كيف يقدم المديرون التعليقات لموظفيهم، وتستثمر الوقت والجهد في تدريب المديرين على تطبيقها من أجل الحصول على أفضل النتائج عندما يشاركون التعليقات مع الموظفين.

‍

حسن التوقيت

يجب أن تكون التعليقات في الوقت المناسب. إذا تأخر المدير لأكثر من أسبوعين في تقديم الملاحظات، فقد يصبح الأمر بمثابة لعبة تخمين لموظفك.

‍

الخصوصية

كلما كنت أكثر تفصيلاً حول ما يعمل وما لا يعمل، كلما فهم موظفك بشكل أفضل كيفية تحسين أدائه. على الرغم من أنه قد يبدو أنه لا يوجد وقت كافٍ في يومك لتقديم ملاحظات محددة حول كل شيء يحتاج إلى تحسين، تذكر أن كل جزء مهم!

‍

الموضوعية

يجب ألا يشعر موظفوك أبدًا بأنهم مضطرون إلى «الموافقة على رأيك» أو «الموافقة فقط حتى نتمكن من اجتياز هذا الاجتماع بسرعة». يجب أن يكون هدفك من جميع الاجتماعات هو مساعدة الشخص - وليس مجرد إخباره بما يحتاج إلى سماعه.

‍

الوضوح

لا تتنقل بين الأدغال! كن واضحًا بشأن ما لا يعمل حتى يعرف الناس مكانهم دون أن يتأثروا بأي عاطفة على جانبي المعادلة. بالإضافة إلى ذلك، إذا كانت هناك أي أسئلة حول شيء قيل أثناء الاجتماع أو المناقشة - سواء من فرد لا يفهم تمامًا المقصود بشيء قيل أو شخص يعتقد أن هناك بعض الثغرات التي تركت مفتوحة - تأكد من أن الجميع يفهم قبل المضي قدمًا في أشياء أخرى.

‍

البنائية

يعتبر النقد البناء فرصة للنمو بدلاً من العقاب؛ ومع ذلك، لا تنس أنه في بعض الأحيان قد يحتاج الأشخاص إلى وقت بعيدًا عن بيئة العمل قبل إعادة الانخراط بشكل كامل بعد تلقي ردود فعل سلبية. امنح موظفيك وقتًا لمعالجة المعلومات.

‍

استراتيجيات لمساعدة الموظفين على معالجة الملاحظات

تعتبر التغذية الراجعة الفعالة أمرًا أساسيًا لتطوير الموظفين. إنه يجعل الموظفين يشعرون بالتقدير ويساعدهم على تحسين أدائهم ويمنحهم إحساسًا بالهدف. فيما يلي ثلاث استراتيجيات رئيسية ستساعد موظفيك على معالجة التعليقات التي قدمتها:

‍

اسألهم عن رأيهم في التعليقات

هذه خطوة مهمة لأنها تسمح لهم بالبدء في معالجة أفكارهم ومشاعرهم حول ما قلته. لا تقاطعهم عندما يتحدثون - فقط دعهم يتحدثون حتى يتمكنوا من معالجة أفكارهم ومشاعرهم بشكل كامل.

‍

وفر الوضوح حول ما قصدته

وضح ما قصدته أو تشعر به حيال الموقف إذا كان هناك أي سوء فهم. قد ترغب في قول شيء مثل «لم أكن أقصد أن يبدو الأمر مثل...» أو «شعرت بخيبة أمل لأن...» ثم اشرح كيف كنت تفضل أن يتصرفوا بشكل مختلف ردًا على ذلك.

‍

اسأل كيف يمكنهم التحسن في ضوء التعليقات

اسأل عن كيفية تحسينها في ضوء المعلومات الواردة منك ومن الآخرين الذين قدموا التعليقات. قدم اقتراحات محددة حول الخطوات التي يمكنهم اتخاذها نحو التحسين، ولكن لا تصر على القيام بالأشياء بطريقتك.

‍

بعد أن يقوم الموظف بمعالجة الملاحظات، من المهم التفكير في كيفية استخدامها من الآن فصاعدًا. قد يكون من المفيد أن تقوم بتتبع جميع نقاط القوة لدى موظفيك وكذلك مجالات التحسين حتى يتمكنوا من رؤية تقدمهم بمرور الوقت - وهذا سيحفزهم على مواصلة التحسين.

‍

في الختام

تساعد التعليقات الجيدة على تحسين تجربة الموظف وتحسين أداء الفريق. لكن اختيار الأدوات المناسبة لجمع التعليقات أمر بالغ الأهمية أيضًا. تأكد من تقديم مجموعة من الخيارات التي تناسب فريقك بأكمله، سواء كان ذلك صندوق اقتراحات مجهول أو تسجيلات دخول غير رسمية أو اجتماعات فردية منتظمة.

‍

منصة مثل Engagesoft يمكن أن تساعد المؤسسات على تجميع جميع تعليقاتها في مكان واحد، مما يسهل تحديد الاتجاهات عبر تجربة الموظفين، واتخاذ الإجراءات لإجراء التغييرات، وتتبع المشكلات الجديدة بمرور الوقت. انقر هنا للحصول على عرض توضيحي!