5 خطوات لتوصيل نتائج استبيان المشاركة بفعالية مع فريقك

عند إجراء استبيان حول مشاركة الموظفين، تكون النتائج جيدة فقط مثل الطريقة التي تتواصل بها معهم. إذا كان الموظفون لا يشعرون بأن ملاحظاتهم يتم سماعها أو أنه سيتم إجراء أي تغييرات بناءً على إجاباتهم، فمن المحتمل أنهم لن يشاركوا في الاستطلاعات المستقبلية أو يتخذون إجراءً بشأن المعلومات التي قدموها. لتحقيق أقصى قدر من عائد الاستثمار (ROI) وضمان سماع أصوات أعضاء فريقك، اتبع هذه العملية المكونة من خمس خطوات لتوصيل نتائج استبيان المشاركة الخاص بمؤسستك بشكل فعال:

‍

الخطوة 1: تقديم نتائج الاستطلاع

‍

• قدم الاستطلاع واشرح سبب إجرائه

بصفتك قائدًا ومتواصلًا، يجب أن تكون على دراية بأهمية التواصل. يجب أن تكون قادرًا على التواصل بفعالية مع أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة حتى يفهموا ما تحاول تحقيقه كمنظمة وكيف يمكن لمساهمتهم أن تساعد في تحقيق هذا الهدف. في هذا الصدد، لا يختلف توصيل نتائج استبيان المشاركة الخاص بك عن أي شكل آخر من أشكال التواصل؛ فهو يتطلب تخطيطًا وإعدادًا دقيقًا قبل مشاركتها مع الآخرين.

‍

• اشرح سبب قيامك بذلك

يتضمن التواصل التسليم الفعال؛ عند مشاركة معلومات مهمة مثل نتيجة استطلاع المشاركة مع أعضاء فريقك، يجب أن يفهموا سبب حصولهم على هذه النتائج وما تعنيه للمؤسسة وكذلك لأنفسهم بشكل فردي إن أمكن (على سبيل المثال، إذا كان هناك معدل استجابة منخفض). تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة ذوي الصلة لديهم إمكانية الوصول إلى هذه المعلومات حتى يتمكنوا من التوصل إلى قرارات مستنيرة بشأن مشاركتهم في مختلف المشاريع أو البرامج داخل الشركة

‍

الخطوة 2: اختر أفضل طريقة لمشاركة نتائجك

‍

بعد ذلك، حدد الطريقة التي ترغب في مشاركة النتائج بها مع فريقك. فكر في الطريقة الأكثر ملاءمة لهم. إذا كنت تعمل في مؤسسة كبيرة ولديك مكاتب متعددة، فقد يكون من المنطقي إعداد اجتماع عبر الإنترنت حتى يتمكن الجميع من الانضمام في نفس الوقت والتاريخ. أو إذا كان العديد من أعضاء فريقك يعملون عن بُعد، ففكر في استضافة اجتماع افتراضي أو إنشاء سلسلة بريد إلكتروني حتى يتمكنوا من الوصول إلى المعلومات عندما يحتاجون إليها.

‍

الخطوة 3: تأكد من شعور الموظفين بالتقدير والتقدير

• تقدير ومكافأة الموظفين لمساهماتهم
  

• امنح الموظفين فرصة لتحسين المجالات التي حصلوا فيها على درجات منخفضة
  

• تزويد الموظفين بصوت في صنع القرار
  

• تزويد الموظفين بفرص للنمو
  

• تقدير الموظفين لإنجازاتهم

‍

الخطوة 4: توفير فرص للتعليقات

‍

بعد تقديم نتائج استبيان المشاركة، من المهم منح الموظفين فرصة لتقديم ملاحظات حول ما سمعوه. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل:

• اجتماع مع الإدارة حيث تتم دعوة الموظفين لمشاركة أفكارهم حول نتائج الاستطلاع وما تعنيه للشركة. قد ترغب في استخدام هذه الفرص للأسئلة المفتوحة («ما رأيك؟») بدلاً من تلك المغلقة («هل توافق؟»). تسمح الأسئلة المفتوحة للموظفين بالتعبير عن أنفسهم بشكل كامل وستساعدك على اكتساب فهم أفضل لردود أفعالهم ومخاوفهم. بمجرد أن يدلي الجميع برأيهم، قم بتلخيص النقاط الرئيسية من المحادثة حتى يكون الجميع واضحًا بشأن ما قيل.
  

• منح الموظفين فرصة أخرى في وقت لاحق (مثل بعد 6 أشهر أو سنة) عبر رسالة إخبارية داخلية أو وسيلة اتصال أخرى بحيث تظل هذه المعلومات جديدة في أذهان الناس بمرور الوقت.

‍

الخطوة 6: أشرك فريقك في صنع القرار

تأكد من إعلام فريقك أنك تستمع إلى ملاحظاتهم، ثم أشركهم في صنع القرار. إن إظهار فريقك أنك تتخذ إجراءً بشأن ملاحظاتهم سيساعدهم على الشعور بمزيد من التمكين والتحفيز بحلول الوقت الذي يغادرون فيه لهذا اليوم.

‍

الخطوة 5: استخدم النتائج الخاصة بك لاتخاذ الإجراءات

الآن بعد أن قمت بجمع وتحليل نتائج استطلاع المشاركة الخاص بك، حان الوقت لاتخاذ بعض الإجراءات. استخدم نتائجك لتحسين بيئة العمل من خلال تحسين:

• أداء فريقك
• إنتاجية فريقك
• مشاركة فريقك

‍

تعد استطلاعات المشاركة طريقة رائعة للحصول على تعليقات صادقة من فريقك. ولكن من المهم أن تكون مستعدًا لإيصال هذه النتائج بفعالية، بحيث يمكن أن يكون للبيانات تأثير. إذا كنت تخطط لواحدة، فإليك ثلاث خطوات يمكنك اتخاذها الآن للتأكد من استعداد فريقك:

‍

• حدد التوقعات.
• وفر سياقًا للاستطلاع قبل إجرائه أو بعد مشاركة النتائج مع جميع أعضاء الفريق (إذا لم يحدث ذلك بالفعل). أخبرهم بما تغير منذ استطلاع العام الماضي ولماذا - على سبيل المثال، إذا كان هناك موظف جديد في قسمهم أو هيكل قيادي جديد على مستوى الشركة - وساعدهم على وضع نتائجهم في منظورها الصحيح بناءً على هذا السياق.
• كن مستعدًا لأية أسئلة حول المكان الذي تخطط فيه لاتخاذ إجراء بناءً على هذه النتائج (أو إذا كانت هناك أي تغييرات محددة). كن صادقًا بشأن النتائج التي تأمل فيها ولكن أيضًا واقعيًا بشأن ما قد يحدث بمجرد جمع جميع التعليقات عبر مجموعات مختلفة من الموظفين والإدارات داخل مؤسستك حتى يعرفوا أن هذا ليس مجرد تقرير آخر يجمع الغبار في مكان ما على مكتب شخص ما!

‍

هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن مشاركة الموظفين؟ انقر هنا للحصول على عرض توضيحي لمنصتنا.

‍